ビジネスメールの書き方基礎講座|6つのマナー

ビジネスメールの書き方

今現在、新入社員として頑張っている方、または職を探している方にとっては、既にメールは使い慣れた道具でしょう。でも、その「慣れ」がビジネスの面では落とし穴になることも。

まずは、あらためて「メールのメリット・デメリット」を比較して、メールの性質を探ってみましょう。

  • 対面しなくても良い←→相手の反応を見ることができない
  • 読み返せる←→相手側にも記録として残ってしまう
  • 自分のタイミングで送れる←→相手がいつ読んでくれるかわからない
  • 一度に多数の人に送れる←→意図しない人にも送ってしまっているかも
  • 必要な人には転送ができる←→受け取った側が思わぬ人に転送してしまうかも

このように、便利な点が困った点になることが多くあります。これを踏まえ、以下の6つのポイントに気を付けながらビジネス面でのメール活用を考えてみてください。

1、緊急時やお詫びにはメールは使ってはならない

トラブルが発生したときなど、一刻を争う場面ではメールは使用してはなりません。自分が送信したと同時に相手がメールを見てくれるとは限りません。トラブル発生時はまず上司に報告、そして関連する相手に電話。

そして、今現在起きている事柄(事実確認できたこと)だけを連絡します。原因の報告や対処法などは、上司と相談し後に改めて連絡すればよい事です。

また、お詫びはメールで済ませてはなりません。極力直接会って謝罪すべきでしょう。これは、自分がお詫びを受ける側であった場合を考えればよくわかりますね。

極端な例えかもしれませんが、事故に遭ったことを想像してみてください。車を運転し、接触したことからあなたが倒れたとします。病院に本人が来ることもなく、メールで謝罪されたとしても当然許すことはできません。

ビジネスにおいても同じこと。トラブルの内容によっては、相手の会社の経営状態にまで影響が及ぶようなこともあり得ます。そんなとき、メールで謝罪されても納得はしてくれないでしょう。上司と相談の上、可能な限り出向いて直接お詫びをするのが本来の姿です。

2、タイトルでメールの内容が粗方わかるように工夫する

受信する側も、あなたのメールだけを受け取っているのではありません。朝一番のメールチェックを手早く済ませ、自分本来の仕事をしたいのが社会人の本音。タイトルでメールを読む順番を選別しています。

悪い例として

  • ○○さんへ
  • ご連絡
  • 打合せについて

などがあります。

これらのタイトル、すべて「わかっていますよ」と読み飛ばされてしまう可能性があります。より具体的、且つコンパクトに書く必要があるのです。

よい例は、

  • ○月○日打合せにつきまして
  • 納期決定のご報告
  • ○○様よりご紹介に預かりました○○でございます

などでしょう。

日付や紹介者の固有名詞が入ることで、「ああ、あのことだな」「紹介されたあの人だな」と内容が粗方推測できることから、きちんと読んでもらえることでしょう。

また、どうしても早めに読んでほしいものなどには【緊急】、【重要】などを頭に入れるのも良いでしょう。ですが、あまりにいつも使用するとそのうちに受信者も慣れてしまうことも考えられますので、頻繁に使ってはなりません。

3、特定のフォーマットに留意

ビジネスメールには、「暗黙のルール」によってある程度のフォーマットが存在します。

  • 宛名(株式会社○○ ○○様)
  • 書き出し(いつもお世話になっております/平素からご愛顧頂きありがとうございますなど)
  • 自分の名前(株式会社○○ ○部 ○課 ○○でございます)
  • 本文(要件を簡潔に)
  • 結びの言葉(今後ともよろしくお願い申し上げますなど)
  • 署名

特に社外の方へのメールの場合は、この手順を飛ばすことは大変失礼です。

考えてみてください。

そのメールが、お相手の上司に相談事として転送されたり、プリントされたりすることも充分あり得ます。その、転送やプリントに耐えうる質が必要なのです。

また、本文の要件も、簡潔にわかりやすく記述してください。複数の要件を伝える際には、文章としてだらだらと続けるのはよくありません。

1.○○について
(理由などを説明)

2.○○について
(理由などを説明)…

のように、要件ごとに数字を打っていくのがスマートでしょう。返信をもらう際にも、それぞれの要件についてきちんと個別の回答なりをもらえやすくなります。

4、あくまでも明確に

対面での会話では話が通じるのに、こと、メールとなると意味が解らなくなってしまうのは、文章が明確でないからです。

例として

  • なるべく早く
  • 仕上がり次第

が挙げられます。

これでは、相手次第でOKと受け取られかねず、「本当はもうちょっと早く仕上げて欲しかったのに」など、仕事の滞りにつながってしまいます。

  • ○日○時までに
  • 時間がかかりそうな場合、日々進捗を報告ください

などのように、明確に伝えることが必要です。相手に迷惑かな…と思うばかりに期日を明確にしないことが、むしろ相手と自分を追い込むケースは多々あります。

5、引用を多用しない・書き換えない

引用とは、メールを送信してきた人の書いたそもそもの文章を活かすこと。メーラーによっては「>」で出てきますね。送信者の質問事項に一つひとつ回答する場合に利用します。

質問事項一つに対し、一つの回答をするとスマートです。

例えば、

○○はどこで入手できるのでしょうか。
店頭に並ぶのはいつですか。
販売個数は店ごとに限られていますか。

の質問メールが来た場合、

> ○○はどこで入手できるのでしょうか。
> 店頭に並ぶのはいつですか。
> 販売個数は店ごとに限られていますか。
○○町の○○という店舗で取り扱いいただいております。
○月○日から販売開始予定でございます。
店舗ごとに販売数量の定めはございませんが、売り切れが予想されるためお早めにご購入ください。

と記述するよりも、

> ○○はどこで入手できるのでしょうか。
○○町の○○という店舗で取り扱いいただいております。> 店頭に並ぶのはいつですか。
○月○日から販売開始予定でございます。> 販売個数は店ごとに限られていますか。
店舗ごとに販売数量の定めはございませんが、売り切れが予想されるためお早めにご購入ください。

のように、適宜切り離しながら回答する方がポイントが際立ち、読みやすい文章になるでしょう。

また、引用文は決して書き換えてはなりません。相手の発言を受信者が「ねつ造」してしまうことに他ならないからです。信頼関係にも影響しますし、価格や個数など数字の関係するメールであれば問題が大きくなります。例え、相手の単純な変換ミスや脱字であっても触れてはならないのです。

6、メリハリをつける

「文章の流れ」の確認と「適度な改行」の実行で、メールにメリハリをつけることができます。

「文章の流れ」というポイントからは

  • 緊急度の高い順に
  • 結論や結果などから書き、理由を添える
  • 時系列に説明する

などが挙げられるでしょう。

長々と文章が続くようでは、読む側もどこが大事な点なのかがわかりにくくなります。そのため、文章の流れには注意が必要。友達同士の長話のように、あれもこれもを詰め込むことはご法度です。伝えたい事柄がきちんと伝わるように、文章を構成する必要があります。

そのためには、「5W1H」がとても大事なのです。いつ・どこで・誰が・なにを・どのように、という要素をきちんと明示すること。

また、「適度な改行」も必須。おおよそ、35文字での改行が読みやすいメールと言われます。もらったメールが変な個所で改行されていて、読みづらい、しっくりこないと感じたことはありませんか?最初のメールの改行の位置がおかしいばかりに、引用を重ねれば重ねるほど、どんどん変な位置で改行されていくことになります。文章の「、」や「。」の位置で、適宜改行を入れるようにしてください。

PCの画面横一杯に広がった文字はやはり読みにくいもの。タテのスクロールはそうそう苦になりませんから、改行はとても大事なのです。テンポよく読み進めてもらうためにも、改行の位置にも配慮してください。

ビジネスメールで心がけてほしい6つのポイント、おさらいしてみましょう

  1. 緊急時やお詫びにはメールは使ってはならない
  2. タイトルでメールの内容が粗方わかるように工夫する
  3. 特定のフォーマットに留意
  4. あくまでも明確に
  5. 引用を多用しない・書き換えない
  6. メリハリをつける

でした。

「かっちりとしたビジネスメール」を書く上での基本中の基本ですので、是非参考になさってください。マナーというより、ルールとも呼ぶべきベーシックなポイントですが、これを大事にできるかどうかで、受信者はあなたのマナーを”計測”しているかもしれません。メールはPC内の記録に残るものですので、気を抜かずにしっかりと身に着けてくださいね。