wordの校正の使い方をマスターしよう

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ライティングにMicrosoftのwordを利用している人、クライアント指定でwordを納品に使用しているライターは多いと思います。wordにはライティングに便利な様々な機能があるのに、それを知らないままではもったいない!

もっと効率よくライティングするために、まずは校正機能をマスターしましょう。

校正で文章をランクアップ!wordをもっと使いこなす方法

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正確な文章を早く書くために

ライティングをしていると、誤字脱字や同音異義語の間違った使用など、校正の際にひっかかるミスがしばしば起こります。良い文章を執筆するには、その内容が良いことはもちろんのこと、こうしたミスが少ないことも大切です。結果として校正する側の手間を減らすことになり、ライターの評価につながっていくので、意識して行いたいもの。

しかしライター側にインプットされている、言葉に関する情報がそもそも間違っている場合も。その場合間違いに気づくことが遅れがちですし、いちいち調べながらというのでは、執筆に時間がかかってしまいます。

そこで原稿にミスがないか心配な時は、wordの校正機能を使ってみましょう。正確な文章を早く書ければクライアントからの評価も高まるでしょうし、結果的に記事本数を多く書けたり、依頼が増えたりすることにもつながります。ライターとしてランクアップするためにも、ぜひ校正を使いこなすべき。

ライティングにありがちな表記ゆれをなくす

ライティングをしていると、「できる」と「出来る」といった表記ゆれが発生することがあります。それぞれの言葉自体は間違っていないのですが、同じ文中では統一した方がより文章のクオリティはアップします。表記ゆれをなくすためにも、「表記ゆれチェック」機能を使って統一するようにしましょう。

「表記ゆれチェック」の使い方は、wordの「校閲」タブを選び、「表記ゆれチェック」をクリックします。すると「対象となる表記の一覧」が現れますので、「修正候補」で統一したい単語を選択し、「すべて修正」ボタンを押せばOKです。「検索と置換」にも似ていますが、表記ゆれを起こしている自覚がないと、検索や置換をすべき単語は解りません。しかし「表記ゆれチェック」なら、ライターが気づいていない、文章中で起こっている表記ゆれを見つけ出してくれるというわけです。

表記ゆれを防ぐには、「予測入力」に同じ変換候補が現れるよう、いつも同じ変換結果を使用して執筆することも大切です。「予測入力」とは、数文字入力すると変換の候補が表示される機能。よく使う単語や表現は候補の上位に現れるので、なるべく統一して使用しましょう。

「予測入力」は便利な一方、間違った単語を入力した場合、それが何度も上位に現れてしまうというデメリットも。無自覚でいると、その単語を選択してしまう可能性もあります。そんな時には「予測入力」の機能をオフにするのも一つの方法です。タスクバーの右にある「あ」や「A」というIMEのアイコンを右クリックして開き、「プロパティ」を選んで「詳細設定」というボタンを押します。「予測入力」タブを選んだら、「予測入力を使用する」のチェックボックスを外せば表示されなくなります。

同音異義語のタイプミスも防ぐ

「関心」と「感心」、「移動」と「異動」のような同音異義語も、ライティングでは間違えて使いがち。これはそれぞれの単語の意味が解っていれば、使うべき漢字が解るのですが、そうなるとライターの国語能力が問われてしまいます。

そこで「予測入力」の出番ですが、「かんしん」という単語を入力した時に「標準統合辞書」という機能により、「関心」や「感心」といった変換候補の横にそれぞれの単語の意味が表示されます。意味が表示される単語には、その横に辞書アイコン(バージョンによっては違うことも)がついています。これらの意味や用例を見て、どの漢字を選択すべきか判断できるというわけです。

また、「文章校正の詳細設定」により「表記ゆれ」を防ぐ機能を高めておくことが可能。「ファイル」から「文章校正」を選び、更に「設定」から「文法とスタイルの規則」を選びます。ここで表示される「文章校正の詳細設定」にて、「表記の揺れ」の「揺らぎ」チェックボックスにすべてチェックを入れておくとよいでしょう。「文法とスタイルの規則」の他のチェックボックスにもチェックを入れることによっても、より校正機能を高めることができます。

誤字脱字のチェックもwordの校正で

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漫然とライティングをしていると、誤字脱字に気がつかないこともあるので要注意です。ケアレスミスの多いライターだなと思われないためにも、wordの校正機能でチェックを怠りなく。

wordの校正機能を使ってライティングをすると、誤字脱字や文法が間違っている箇所に波線が現れるので、これを活用しましょう。どうして間違っているのかライター側で判断できるならば、正しく入力し直せば波線は消えます。しかし自分では気がつかない修正箇所が存在することもあるので、そのためには「スペルチェックと文章校正」を使うとよいでしょう。

「ファイル」から「オプション」を選び、「wordのオプション」を選択。「文章校正とスペルチェックを同時に行う」など、必要な機能のチェックボックスをチェックします。「詳細設定」の「書式の履歴を維持する」と「書式の不統一を記録する」のチェックボックスもチェックしておきます。その上で「校閲」タブを選び、「文章校正」、「スペルチェックと文章校正」と選ぶと、執筆した原稿に対して校正が行われます。間違いがあった場合は「スペルチェックと文章校正」に表示された文章を直して「修正」を押すと、原稿が修正されます。他にも修正すべき箇所があれば、同様に「スペルチェックと文章校正」に表示されるので、修正して修正ボタンを押しましょう。

校正機能は役に立ちますが、正しい表現を最初から知っていればもっと執筆のスピードをアップできます。そのためには、常日頃から正しい表現に触れていることもライターとしては必要でしょう。新聞や署名入りの雑誌の記事は、校正や校閲が必ず行われています。こうしたメディアを読むことで、国語能力をレベルアップしておくことも大切です。

便利な機能を実際に使ってみよう

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「変更履歴の記録」を使って自分で校正

記事を納品する前に、ライター側でも当然校正を行っていることと思いますが、書き終わった後はいつもセルフ校正を。前述の「スペルチェックと文章校正」を使い、文章を校正しておきましょう。その修正を記録しておきたい際に便利なのが、「変更履歴の記録」です。wordの「校閲」タブの「変更履歴」から、「変更履歴の記録」を選びます。この「変更履歴の記録」をオンにしておくことで、あなたが新たに加えた変更を表示することができます。

今までご紹介してきた「表記ゆれ」防止機能や、「スペルチェックと文章校正」を使うことでミスのない原稿を作成することが一番ですが、それでも間違いや勘違いはゼロにはならないもの。しかし一度文章を閉じて時間を置いてから見直すと、ミスを見つやすくなることが多いのです。いったんその文章から離れることで、客観的な視点を持てるからかもしれません。再度原稿を見た時には、客観的な目をもってミスを見つけ変更を加えると、より良い文章に仕上がることでしょう。

「変更履歴の記録」で人の文章の校正もできる

他のライターの原稿の校正をする仕事を請け負った場合、赤字で修正した箇所や追加した箇所が解ると便利ですよね。ライターにもどこを校正したのか知らせてあげれば親切ですし、ライター側でも次回の原稿を書く時に、起こりやすそうな部分で気をつけてくれる可能性もあります。

そんな時にも、「変更履歴の記録」を使うと便利です。「変更内容の表示」によって、表示を隠すこともできますが、人の原稿を修正する場合は全体を俯瞰する必要も。そのためには、履歴を表示しながら校正することをお勧めします。

校正機能だけに頼りきらない力をつけよう

wordの校正機能は凡ミスを減らしてくれる素晴らしい機能ですが、万全ではないゆえ、やはりライター側も国語能力を上げておく努力も必要です。